Eventmanagement: Dialog und Engagement fördern mit MeetApp – Interview mit Gründer Marcus Falck

Eventmanagement: Dialog und Engagement fördern mit MeetApp

Bei Events wie der im Mai bevorstehenden re:publica 2015 oder der Social Media Week, während derer Organisationen weltweit Veranstaltungen zum Thema Social Media und digitaler Gesellschaft durchführen werden, stehen nicht nur Organisation und Teilnehmerzahlen im Mittelpunkt, sondern auch Networking, Ideenaustausch und nicht zuletzt die eigene Präsentation. Immer häufiger kommen nicht nur im Berufsalltag, sondern gerade bei Events und Meetings mobile Geräte sowie Apps zum Einsatz. Ein Tool, das Veranstaltern eben solcher Events nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern ihnen auch zu deutlich mehr Engagement verhelfen soll, bietet das schwedische Unternehmen MeetApp, das individualisierte Event-Apps für Unternehmen erstellt. Cision hat sich mit dem Mitbegründer der Firma, Marcus Falck, über die Auswirkungen von MeetApp auf den PR-Workflow und Eventplanung unterhalten.

Was ist MeetApp und wer kann davon profitieren?

Eventmanagement: Dialog und Engagement fördern mit MeetApp

MeetApp ist eine innovative mobile Plattform für Meetings und Events, die Veranstaltern dabei hilft, Dialog, Kommunikation und Networking vor, während und nach einem Event zu fördern. Das Tool ist als App für iPhone und Android sowie als mobile Website verfügbar. Das Besondere daran ist, dass die App ganz neue Wege eröffnet, um mit Besuchern, Partnern und Sponsoren zu kommunizieren und Engagement zu fördern.

Jede Organisation, die Meetings, Events oder Tagungen veranstaltet, kann von MeetApp profitieren. Unsere Kunden nutzen die Plattform zum Beispiel, um ihre Agenda, Sprecher, Präsentationen, Sponsoren, praktische Details, Social Media-Flows oder jede Art von relevanten Informationen an Meeting- oder Eventteilnehmer zu kommunizieren. Um Dialog und Interaktion anzuregen, können sie auch Multiple-Choice- oder offene Fragen an die Teilnehmer stellen. Darüber hinaus ist die App für Eventbesucher unglaublich praktisch, da sie dort auch Teilnehmerlisten finden und sich Anderen vorstellen können.

Wie passt MeetApp in den PR-Workflow?

MeetApp lässt sich hervorragend mit anderen Kommunikationskanälen kombinieren, zum Beispiel mit sozialen Medien. Der hohe Mehrwert für Besucher eines Events ist zugleich auch ein Ansporn zum Download der App. Diese wird visuell an die jeweilige Organisation angepasst und mit deren Logo versehen. So hat das Unternehmen eine Möglichkeit, intensiv und in enger Beziehung mit seinen Stakeholdern zu kommunizieren. MeetApp kann außerdem als fortlaufendes Infoportal verwendet werden und News direkt an die Handys der Empfänger senden, wo diese sie jederzeit abrufen können.

Meetapp

Was ist Ihr Lieblingsbeispiel dafür, wie Sie Ihren Kunden schon geholfen haben?

Es gibt viele Geschichten, die ich gerne erzähle, aber drei davon mag ich besonders.

Im ersten Fall ging es um eine Produktionsfirma, die sich finanziellen Herausforderungen gegenübersah und Geld einsparen musste. Das Management-Team fürchtete, dass ihre Mitarbeiter sich Sorgen machen und womöglich sogar das Unternehmen verlassen könnten, wenn sozusagen hinter verschlossenen Türen über Sparmaßnahmen entschieden wurde. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sich geschätzt und wichtig fühlen, setzte das Management-Team während ihrer vierteljährlichen Meetings MeetApp ein und fragte darüber nach der Meinung der Angestellten und nach Vorschlägen, um Geld zu sparen. Die besten Ideen kamen in eine Umfrage, bei der die Mitarbeiter dann wieder über MeetApp über die besten Ideen abstimmen konnten. Das Management-Team nutzte die so gesammelte Information, um Sparmaßnahmen vorzuschlagen, von denen sie wussten, dass ihre Mitarbeiter sie unterstützten.

Die zweite Erfolgsstory zeigt, wie eine ganze Palette von verschiedenen MeetApp-Funktionen ein Event rundum begleitet hat. Die Veranstalter einer großen Fachtagung gaben mit MeetApp aktuelle Informationen an ihre Teilnehmer weiter und nutzten das Programm sowie die Infofeatures der App. Darin konnten Eventteilnehmer ihre Interessen auswählen und sich einen individuellen Tagungsplan erstellen. Über die Dialogfunktion wurden spezifische Programmpunkte beworben und Reminder sowie wichtige Mitteilungen vor, während und nach jedem Einzelevent an die Teilnehmer verschickt. Mit der Teilnehmerfunktion hatten Besucher ein großartiges Tool an der Hand, um ihr Netzwerk auszuweiten und mit Fachkollegen in Kontakt zu treten.

In einem dritten Fall wurde MeetApp von einer globalen Organisation für medizinische Fachkräfte für ihre Konferenzen verwendet. Das Unternehmen nutzte die mit ihrem Logo und ihrer Marke gebrandete MeetApp, um Teilnehmer über die Veranstaltung zu informieren und Updates per Push-Benachrichtigung direkt an deren Smartphones zu verschicken. Eines ihrer Hauptziele war es, durch die Organisation von Wettbewerben das Networking zu vereinfachen. Konferenzteilnehmer wurden in Teams aufgeteilt und sollten Lösungen für ein theoretisches medizinisches Problem finden. Dazu wurde die Feedback-Funktion von MeetApp benutzt. Am Ende wurden die besten Lösungen durch eine Abstimmung über MeetApp ausgewählt. Es machte nicht nur viel Spaß und war äußerst spannend, sondern es brachte die Teilnehmer auch näher zusammen.

Planen Sie, in den DACH-Markt vorzustoßen?

Momentan suchen wir Vertriebspartner für unsere Plattform. Wir bieten ein qualitativ hochwertiges Produkt und wir wissen, dass auch unsere künftigen Kunden davon begeistert sein werden. Noch sind wir zwar nicht in der DACH-Region präsent, seit letzter Woche ist allerdings das MeetApp-Interface auch in deutscher Sprache nutzbar.

Es gibt einige Apps auf dem Markt, die ähnliche Funktionen und teilweise sogar den gleichen Namen haben wie MeetApp. Was unterscheidet Sie von der Konkurrenz?

Wir haben uns auf Meetings und Events spezialisiert – sowohl  firmenintern als auch kundenorientiert – um Veranstaltungen für alle Beteiligten angenehmer zu gestalten. Außerdem bieten wir einen konkurrenzfähigen Preis, gerade im Vergleich zu einigen größeren Marktbegleitern. Was viele nicht bieten und worauf wir auch stolz sind ist die Möglichkeit, MeetApp mit der Marke individueller Unternehmen zu branden.

Noch diesen April bringen wir außerdem eine neue Version der App mit überarbeiteter Dialogfunktion heraus – einige Screenshots sehen Sie hier im Bild. So können Veranstalter gleich mehrere Events über eine einzige App mit personalisierbaren Features abdecken und eine konsistente User Experience erzeugen.

Eventmanagement: Dialog und Engagement fördern mit MeetApp - Interview mit Gründer Marcus Falck

Wie haben sich die Bedürfnisse in der Kommunikation entwickelt?

Eine effektive Kommunikation muss leicht zugänglich, mobil verfügbar und auf den Empfänger zugeschnitten sein.

Woran haben Sie gemerkt, dass ein Tool wie MeetApp gebraucht wird?

Wir liefern dadurch Mehrwert, dass wir den Bedarf nach verbessertem Dialog und Engagement bei Events ansprechen. Jedes Jahr wird viel in interne und externe Meetings investiert, aber wenn die Teilnehmer die Message nicht verstehen, das Produkt nicht kaufen oder den Inhalt des Meetings nicht im Gedächtnis behalten, geht ein großer Teil dieser Investition verloren. Und genau da kommt MeetApp ins Spiel. Wir bieten Tools, mit deren Hilfe unsere Kunden dieses Problem lösen können.

Wie misst man am besten, ob ein Event erfolgreich war?

Evaluationen sind sicher ein sehr gutes Tool um herauszufinden, wie die Teilnehmer ein Meeting oder ein Event wahrgenommen haben. In jedem Fall sollte man sich vor der Veranstaltung ein Ziel setzen und im Nachhinein messen, ob dieses Ziel erreicht wurde. Was diese Ziele sind, hängt von der Art der Veranstaltung ab, aber generell sind folgende KPIs für Meetings gut geeignet:

– Relevanz des Inhalts für Teilnehmer

– Klare Kommunikation vor, während und nach dem Meeting

– Engagement und Beteiligung an Diskussionen und Entscheidungen während des Meetings

Eventmanagement: Dialog und Engagement fördern mit MeetApp

Was würden Sie Veranstaltern raten, die mit verschiedenen Interessengruppen kommunizieren, z. B. Teilnehmer, Sponsoren und Wettbewerber?

Eine klar definierte Kommunikationsstrategie für jede Art von Gruppe ist sicherlich sehr wertvoll, damit die intendierte Message auch ankommt. Dazu gehören zum Beispiel Content, Timing und zu benutzende Kommunikationskanäle. All das kann von Event zu Event sehr unterschiedlich sein.

Wir raten unseren Kunden, soweit es geht die Veranstaltung aus der Perspektive der Teilnehmer zu betrachten. Welche Informationen brauchen sie und wann? Über welche Kanäle würden sie diese Infos wohl am liebsten erhalten? Gleichzeitig sollte man überlegen: Was ist das Ziel meiner Kommunikation und was will ich als Veranstalter erreichen? Die Antworten auf diese Fragen geben Aufschluss über den nötigen Content sowie dessen Länge, Format und die richtigen Kommunikationswege. Wir haben festgestellt, dass bei Events eine App der effektivste Weg ist, um mit Teilnehmern zu kommunizieren. Dasselbe gilt für die Steigerung von Engagement und Dialogbeteiligung um Events herum.

Wie wird sich Event Marketing in Zukunft verändern?

Ich glaube, dass mehr Organisationen, die Events veranstalten, immer besser und effektiver das meiste aus ihren Veranstaltungen herausholen und den Gewinn aus ihrem Investment maximieren werden. Dazu sind individualisierte Nachrichten und personalisierter Content vonnöten und auch der Austausch zwischen Unternehmen und Teilnehmern muss ausgebaut werden, um sich über das Event hinaus zu einer Beziehung entwickeln. So werden Teilnehmer qualitativ besser eingebunden.

Wir danken Marcus Falck für das interessante Gespräch und wünschen weiterhin viel Erfolg!

Setzen Sie sich mit Marcus Falck auf LinkedIn und Twitter in Verbindung.