Nicht nur für PR-Agenturen, die mit CisionPoint mehrere Kunden bedienen wollen, sondern auch für mittelgroße und große Unternehmen bieten sich in der Cision PR-Software Strukturen zur Organisation großer Datenmengen an. Diese möglichst frühzeitig zu verstehen und anzuwenden kann die Verwaltung Ihres Datenvolumens entscheidend vereinfachen, zum Beispiel wenn Sie eine Medienbeobachtung sehr bekannter Marken durchführen oder mehrere verschiedene Kunden zu betreuen haben.

Heute wollen wir die Ordnungsstrukturen in CisionPoint genauer unter die Lupe nehmen und Ihnen Best Practices anbieten, um Ihre größeren CisionPoint-Accounts effizient zu managen.

Im ersten Teil unseres detaillierten Leitfadens beschäftigen wir uns mit drei verschiedenen Mitteln, Ihre Daten in der Cision PR-Software zu strukturieren:

    • Kunden-Accounts und Nutzer-Accounts
    • Projekte
    • Datenquellen und Abonnements

Zum besseren Verständnis müssen wir zunächst zwischen zwei verschiedenen Arten von Cision Accounts unterscheiden.

Kunden-Accounts und Nutzer-Accounts

Grundsätzlich gibt es in CisionPoint zwei Arten von Accounts: Als Kunde erhalten Sie einen auf Ihre Firma angelegten, übergeordneten Kunden-Account, in dem Ihre Kundeninformationen hinterlegt sind und Ihre Programm-Konfiguration eingestellt wird. In diesem Kunden-Account sind übergreifend alle Benutzer angelegt und alle Ihre Daten erfasst, auf die die Nutzer in diesem Account in größerem oder geringerem Maße Zugriff haben.

Zu einem solchen Kunden-Account gehört immer mindestens ein Benutzer-Account, über den Sie Zugriff auf die Daten und Programmfunktionalitäten haben. Je nach Ihrem Vertrag können aber auch mehrere, beliebig viele Benutzer-Accounts für jeden Kunden-Account angelegt werden. Benutzer-Accounts sind immer einem bestimmten Nutzer-Typ zugeordnet, wobei mindestens ein Administrator (oder auch “Customer Admin”) für die selbstständige Betreuung des Kunden-Accounts und seiner Nutzer eingerichtet wird.

Projekte

Ein CisionPoint-Account ab einer gewissen Größe (z. B. das Solo-Paket) verfügt über Projekte, während kleinere CisionPoint-Accounts (wie z. B. der PR-Planer) keine Projekte enthalten.

Ein Projekt dient als Ordner oder “Datenklammer”, mit der z. B. alle Daten für einen Kunden oder für eine Marke zusammengefasst werden können, die aber auch Daten voneinander trennen kann, etwa die Medienbeobachtung Ihrer eigenen Marke von der Ihrer Wettbewerber. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie eine Share-of-Voice-Analyse durchführen möchten. Weitere Vorteile sind zum Beispiel die Vorsortierung Ihrer Versandlisten, Aussendungen, Berichterstattung und nicht zuletzt, dass Sie für jedes einzelne Projekt einen eigenen Social Newsroom auf news.cision.com erstellen können.

Ein neues Projekt erstellen Sie einfach, indem Sie in CisionPoint in der rechten unteren Ecke unter “Aktive Projekte” auf “Neues Projekt erstellen” klicken.

Cision Projekte Erstellen

Über Zugriffe, Aktivitäten und Verweildauern von Nutzern in Projekten lassen sich zudem Management-Reports generieren.

Ein vorhandenes Projekt bearbeiten Sie durch Aufruf von “Alle Projekte betrachten”: Auf der kommenden Seite werden die vorhandenen Projekte aufgelistet und können über “Aktion” > “Bearbeiten” in der letzten Spalte jeweils zum Bearbeiten geöffnet werden.

Cision Daten organisieren 2

Im nachfolgenden Fenster, das später auch zur Bearbeitung bestehender Projekte dient, können Sie dem Projekt einen Namen geben (oder den bestehenden Namen ändern), ggf. noch die relevanten Abonnements von den “Verfügbaren Aufträgen” in die “Gewählten Abonnements” verschieben und das Projekt abschließend speichern.

Cision Daten organisieren 3

Zusätzlich können einem Projekt weitere Daten und Einstellungen mitgegeben werden, insbesondere eine Beschreibung und eine zeitliche Verfolgung der Nutzeraktivitäten. Projekte können mithilfe von Teilprojekten in einer Projekthierarchie angeordnet werden. In diesem Beispiel heißt das übergeordnete Projekt “Monitoring”. Indem Sie die Zugriffssteuerung von “Kunde” auf “Benutzerliste” umstellen, erhalten Sie außerdem die Möglichkeit zur Freigabesteuerung pro Benutzer und Projekt.

Das “General Project” ist als Standardprojekt weitestgehend unveränderlich, für jeden Nutzer erreichbar und nicht löschbar.

Folgende Daten werden abhängig von Projekten in CisionPoint verwaltet:

      • Mediendatenbank: Distributionslisten
      • Presseversand: Social Newsroom und Entwürfe, versendete Pressemitteilungen, Statistiken
      • Medienbeobachtung: Artikel (die in Abonnements angeordnet sind) und Pressespiegel
      • Medienanalyse: Diagramme

Diese Daten werden unabhängig von Projekten in CisionPoint dargestellt:

      • Mediendatenbank: Private Kontakte und Medien, Aktivitäten und Bemerkungen. Auch Listen und Suchen können noch projektübergreifend betrachtet und, sofern die Benutzerrechte ausreichen, von einem Projekt in ein anderes geschoben werden.
      • Medienbeobachtung: Online-Suchagenten können von allen Nutzern gesehen werden. Artikel sind jeweils einem Abonnement zugeordnet, welches in einem Projekt liegen kann, aber nicht muss.

Eine häufige Frage, die uns von PR-Agenturen gestellt wird, ist, ob dem eigenen Kunden Zugriff auf dessen Projekt gewährt werden kann, möglichst ohne dass dieser andere Kunden sieht oder seine eigenen Daten verändern kann. Dies ist weitestgehend möglich, bedarf aber einer Betrachtung im Einzelfall hinsichtlich der Kombination aus Projektfreigaben und -sichtbarkeit, Berücksichtigung des General Projects als universell zugänglichem Projekt und der Benutzerrollen, die eine entsprechende Einschränkung hinsichtlich des Zugriffs auf Programmfunktionen erlauben.

Einfacher kann der Kundenzugriff auf die Monitoringdaten dadurch gewährt werden, dass beliebige E-Mail-Adressen mittels der CisionPoint-eigenen automatischen Benachrichtigungsfunktion täglich über neu eingegangene Clippings informiert werden.

Insbesondere für Agenturen lohnt es sich also, sich mit der Projektarbeit vertraut zu machen, um CisionPoint mandantenfähig nutzen zu können, wie folgendes Beispiel zeigt:

Die namhafte Agentur X arbeitet unter anderem für die Kunden Alpha und Beta. Alphas Auftrag erstreckt sich auf den gesamten Prozess von der Verteilerlistenerstellung bis zur Rücklaufmessung, während Beta nur die eigene Berichterstattung und die der Wettbewerber beobachten und auswerten möchte.

Für den Kunden Alpha stellt man im Projekt “Alpha” für den Versandauftrag Verteilerlisten zusammen und veröffentlicht die Pressemitteilung an die im Projekt abgespeicherten, ausgewählten Verteilerlisten, in den projektzugehörigen Social Newsroom von Alpha und gleichzeitig in die dort hinterlegten sozialen Kanäle von Alpha. Im gleichen Projekt wird der Erfolg über das Online-Monitoring verfolgt und eine automatische Benachrichtigungsfunktion unterrichtet den Pressestab von Alpha direkt über jeden eingehenden Artikel.

Für den Kunden Beta soll eine Wettbewerbsbeobachtung durchgeführt werden. Hierfür ist im gleichen Kunden-Account der Agentur X zunächst ein Projekt namens “Beta” angelegt worden, in dessen Berichterstattung alle Artikel aus der Print- und Online-Beobachtung zum Suchbegriff “Beta” einfließen. Für jeden weiteren Wettbewerber ist ein weiteres Teilprojekt “Wettbewerber 1” bis “Wettbewerber 3” eingerichtet worden, das jeweils mit der Berichterstattung aus dem Online-Monitoring gefüllt wird, sowie ein weiteres Teilprojekt names “Wettbewerberauswertung”. Der Vorteil der Konfiguration ist, dass alle Artikel säuberlich getrennt in den Projekten abgerufen werden können, während aus dem Projekt “Wettbewerberauswertung”, welches nun alle Artikel beinhaltet, z. B. eine Share-of-Voice-Analyse durch Gegenüberstellung der Häufigkeit von Veröffentlichungen, aber auch der Reichweite oder des Publicity Values durch wenige Mausklicks generiert werden kann.

Auch für große Unternehmen lohnt sich die Arbeit mit Projekten. Hierzu ein weiteres Beispiel:

Für ein großes Technologieunternehmen sucht Cision in Print- und Online-Medien nach der Marke des Kunden und seinen jeweils stärksten Marktbegleitern aus mehr als einem Dutzend Produktsparten. Die Cision Analysten untersuchen die Berichterstattung und weisen die eingehenden Artikel insgesamt über 50 unterschiedlichen Abonnements zu.

Das Technologieunternehmen kann nun auf seine Artikel in der Struktur

Projekt Produktsparte / Eigenmarke

Projekt Produktsparte / Wettbewerber 1

Projekt Produktsparte / Wettbewerber 2

Projekt Produktsparte / Wettbewerber 3

zugreifen und über ein Projekt “Projekt Produktsparte / Gesamt” direkt eine Share-of-Voice-Analyse generieren.

Die Cision Analysten erstellen außerdem quartalsweise Reports aus den eingegangenen Ergebnissen. Alle Produkt-Abteilungen in der Matrixorganisation des Unternehmens greifen direkt auf die für sie relevanten Artikel zu.

Datenquellen und Abonnements

Alle Daten in der Cision Medienbeobachtung stammen aus bestimmten Quellen. Obwohl also der Begriff “Datenquelle” in CisionPoint nicht auftaucht, kann er eine Stütze sein, um zu verstehen, wo Artikel herkommen und wie diese im System abgelegt sind.

CisionPoint macht von folgenden Datenquellen Gebrauch:

      • Online-Suchprofil
        • ein eNews-Suchagent in CisionPoint (Self-Service)
        • ein “Managed Feed”
      • ein Print-/ Radio-/ Fernseh-Suchprofil
      • Social Media-Feed oder -Dashboard
      • Nutzer-Eingabe

Online-Suchprofil: CisionPoint bietet Ihnen unter MONITOR eNews-Suchagenten für das Online Self-Service Monitoring an. Wie solche Suchagenten aufgesetzt werden, können Sie hier nachlesen. Ab dem Zeitpunkt des Speicherns des Suchagenten und Angabe eines Zielprojektes und eines Zielabonnements zur Lieferung seiner Artikel wird der Agent zu einer Datenquelle.

Insbesondere bei großen Aufträgen, bei denen die Cision Analysten eine manuelle Bearbeitung von Online-Artikeln durchführen, wird das Monitoring als “Managed Feed aufgesetzt: Obwohl Sie keine Suchagenten in CisionPoint sehen, werden die Daten in Abonnements Ihres CisionPoint-Accounts eingespeist. Der “Managed Feed” ist somit ebenfalls eine Datenquelle.

Print-/ Radio-/ Fernseh-Suchprofil: Cision bietet Medienbeobachtung in 196 Ländern an, die anhand Ihrer vorgegebenen Suchprofile durchgeführt und deren Ergebnisse mithilfe von Abonnements in einzelne CisionPoint-Accounts eingespeist werden. Suchprofile werden gern für Sie durch den Cision Kundensupport eingerichtet und aktualisiert.

Social-Media-Feed oder -Dashboard: Für die Beobachtung sozialer Medien bietet Cision ein eigenes Dashboard oder auch die Möglichkeit “Managed Feed only” an. Die Ergebnisse können als Datenquelle in Ihre Abonnements eingespeist werden.

Nutzer-Eingabe: Über verschiedene Pfade des Moduls MONITOR können Sie selbstständig Artikel zu Ihren im jeweiligen Projekt verfügbaren Abonnements hinzufügen. Über den Menüpunkt “Medienbeitrag erstellen” können Sie Artikel-Titel, Medium und das Ziel-Abonnement angeben, bevor Sie Reichweite und andere Meta-Daten, Volltext und Clipping eingeben bzw. ins System laden können.

Abonnements

Abonnements sind gewissermaßen Datenströme. Jeder einzelne Artikel befindet sich in exakt einem Datenstrom bzw. Abonnement in Ihrem CisionPoint-Kunden-Account. Ein Abonnement wiederum kann beliebig vielen Projekten zugeordnet werden, sodass die darin enthaltenen Artikel in unterschiedlichen Kontexten dargestellt werden können, wie z. B. beim Monitoring für die eigene Firma oder im Rahmen der Wettbewerbsbeobachtung zur Gegenüberstellung der eigenen Ergebnisse mit denen Ihrer Marktbegleiter.

Mit Ihrer Medienbeobachtung sehen Sie also die Artikel, die in Ihren Abonnements liegen, welche wiederum dem Projekt zugeordnet sind, in dem Sie sich gerade befinden.

Projekte dienen somit insgesamt vor allem der Datenorganisation.

Abonnements können leider nicht eigenständig durch CisionPoint-Nutzer angelegt werden. Diese Aufgabe übernimmt der Cision Kundensupport gerne für Sie – Der Service ist in der Medienbeobachtung inklusive.

Eine sinnvolle Anzahl an Abonnements ergibt sich normalerweise aus der Anzahl der Datenquellen.

Wenn Sie weitere Fragen zur Datenorganisation in CisionPoint haben, kontaktieren Sie jederzeit gern unseren Kundensupport. Ansonsten loggen Sie sich gleich in CisionPoint ein, um Ihre Daten zu managen:

Jetzt ausprobieren_orange_button

Hier finden Sie Teil 2 zur Datenorganisation in CisionPoint.

 

Hanno RogallHanno Rogall

Customer Support Manager

Tel.: +49 (0)69 244 3288-350
ce.de@cision.com