Besteht Ihre interne Kommunikation den Test der Zeit?

Besteht Ihre interne Kommunikation den Test der Zeit?

Kommunikationsprofis sind sich der Bedeutung von Ehrlichkeit, Authentizität und Transparenz in der Kommunikation von Ideen, Meinungen und Informationen sehr bewusst. Nicht zuletzt getrieben durch die Tatsache, dass in unserer vernetzten High-Tech Welt ineffiziente Kommunikationsprozesse – und daraus möglicherweise resultierende Diskrepanzen in der Aussendarstellung – schnell gefunden und kommentiert werden.

In der Regel ist dieses Risiko zumindest für die externe Kommunikation minimiert, da die benutzten Kanäle und Tools – wie etwa ein Online-Newsroom, eine Pressemitteilung, soziale Medien oder eben das Email-Marketing – etabliert sind, die Kommunikation üblicherweise durchstrukturiert ist und das Messaging so weit wie eben möglich kontrolliert ist. Aber können Sie dasselbe von Ihrer internen Kommunikation sagen?

Die anfänglich belächelten sozialen Netzwerke wie Twitter, Facebook und LinkedIn sind heute ernstzunehmende Grössen in der Unternehmenskommunikation. Um dieser Entwicklung gerecht zu werden, muss eben auch die unternehmensinterne Kommunikation professionalisiert werden – also muss ein Plan für die interne Kommunikation her. Der mögliche Erfolg dieses Kommunikationsplans steht in direkter Abhängigkeit zur Qualität der Analyse der Stärken und Schwächen Ihrer Organisation.

Bei Cision Germany haben wir uns zum Beispiel kürzlich mit diesem Thema in einem internen Workshop beschäftigt. Hierbei ging es zum Einen um unsere unternehmerischen Werte – also unsere internen Spielregeln – mit denen wir tagein und tagaus arbeiten und die unseren Wertbeitrag für unsere Kunden, unsere Aussendarstellung sowie den Grad der Zufriedenheit unserer Mitarbeiter direkt beeinflussen. Ganz praktisch ging es in diesem Workshop aber auch um die neuen Tools und Prozesse, die wir in der internen Kommunikation einsetzen. Einiger dieser Praktiken – die Ihnen vielleicht auch bei der Optimierung Ihre internen Kommunikation helfen können – möchte ich Ihnen heute vorstellen:

Cisions WerteVision & Werte

Das Zusammenspiel einer geeigneten unternehmerischen Vision und klar definierter, und im Unternehmensalltag gelebter Werte, ist ein entscheidender Faktor in der Mitarbeitermotivation, im internen Informationsfluss und letztlich auch der Produktivität. Cisions Vision – “Delivering the ultimate technology to Power Your Story” – und unsere klar definierten unternehmerischen Werte (siehe Bild links) ergeben im Ergebnis einen hilfreichen Wegweiser, der beständig die Aufmerksamkeit auf den gesetzten Weg des Unternehmens richtet.

Regelmässige Meetings

Regelmässige Team-Meetings – aber auch unternehmensweite Versammlungen – sind ein wichtiger Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Dabei ist es egal, ob es sich um den sogenannten ’Daily Huddle’ (ein 10-minütiges Meeting am Anfang eines jeden Arbeitstages, indem tagesaktuell individuelle Aufgaben, Projekte aber auch Engpässe des Tages genannt werden) oder unser wöchentliches Team-Meeting handelt. Das Management bringt uns auf den neuesten Stand und informiert das Team über alle relevante Entwicklungen in der Firma. Man verlässt diese Meetings grundsätzlich mit dem Gefühl, Teil des Ganzen und gut informiert zu sein. Diese Meetings sind auch für einzelne Arbeitnehmer wichtig, da sie helfen, sich zu fokussieren und die jeweiligen Prioritäten anzupassen.

Stellen Sie Ihr Engagement unter Beweis

Cision selbst hat im letzten Jahr einen internen Kommunikationsexperten eingestellt. Ziel ist allen Mitarbeitern Cision-interne News, aber auch die relevanten Neuigkeiten aus der Branche, nahezubringen. Natürlich hat nicht jede Firma die Ressourcen hierfür eine Vollzeitkraft einzustellen. Alternativ können zum Beispiel auch Fokusgruppen gebildet werden, die sich im Wechsel um diese Aufgabe kümmern könnten. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Aufgabe quasi als interessantes Zusatzprojekt einem Mitarbeiter zu übertragen.

Experimentieren Sie mit verschiedenen Kommunikationsformen

Innerbetrieblich werden Emails wohl noch eine Weile die meist genutzte Kommunikationsform bleiben. Und obwohl sie einen großen Teil der Kommunikation einnehmen, hat Cision auch einige andere Tools eingeführt, die unseren Mitarbeitern die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern. So haben wir zum Beispiel vor kurzem einen unternehmensweiten Videoblog eingeführt  “die Cision Pipeline”. In dieser Pipeline erscheinen zweimal im Monat Videos, in denen das Management-Team alle Mitarbeiter auf dem Laufenden hält. Zusätzlich zu den diversen Standardinstrumenten wie Conference Calls, einem Intranet, nutzen wir das Lync Instant-Messaging-Tool, Videotelefonie sowie Social Performance Tools (mehr dazu im nächsten Absatz). Nicht alle Mitarbeiter nutzen diese Tools in derselben Art und Regelmäßigkeit; dennoch kann das Ausprobieren neuer Technologien zu einer verbesserten und effizienteren Kommunikation führen. Stellen Sie sich vor, Sie schicken Ihrem Kollegen in den USA keine E-Mail mehr, sondern sehen anhand des Instant Messengers direkt ob er verfügbar ist und schicken ihm eine Real-Time Kurznachricht. Vielleicht merken Sie aber auch, dass ein Videoblog die größere Akzeptanz findet und integrieren es als zusätzliche Kommunikationsplattform in Ihre Organisation.

Social Performance Management

Vor kurzem hat Cision begonnen Work.com unternehmensweit zur Verbesserung des Performance Managements aber auch im Interesse einer verbesserten internen (= offeneren) Kommunikation einzusetzen. Work.com ermöglicht ein effizientes Management by Objectives sowie Mitarbeiterbeurteilungen; man kann sich mit dem System bei Kollegen oder seinem Team bedanken und Mitarbeiter können sich einen umfassenden Überblick über die Situation und Ausrichtung der Firma verschaffen sowie sehen wo derzeit Ressourcen gebündelt werden. Stellen Sie sich Work.com als eine Art firmeninternes Facebook vor.

Teilen von Content

Cision produziert eine Menge an Content und teilt diese Inhalte durch verschiedenste externe Kommunikationskanäle mit PR- und anderen Kommunikationsprofis. Es ist ebenso wichtig, dass unsere Kollegen diese Inhalte kennen. Hierfür benutzen wir GaggleAMP – ein Tool das hilft, Mitarbeiter über externe Kommunikationsanstrengungen zu informieren. Zudem können diese mit nur einem Klick Inhalte bequem über ihre eigenen Twitter, Facebook und LinkedIn Accounts weiter teilen.

Welche Tools nutzen Sie für die Interne Kommunikation?