Welche KI-Tools wirklich helfen, wie sie implementiert werden und was PR-Schaffende dabei beachten müssen.
Die künstliche Intelligenz verändert die PR-Branche grundlegend. Nicht nur, wenn es um die Kreation von Content geht, auch für die Prozessautomatisierung lassen sich KI-Tools nutzen. Doch was bringen sie für welche Unternehmen wirklich und wie lassen sie sich implementieren? Das erfahren Sie in unserer kleinen Serie – bei der Claude geholfen hat.
Der erste Teil unserer Serie hat gezeigt: Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt die PR-Arbeit maßgeblich – sei es bei der Medienbeobachtung, der Analyse oder der automatisierten Erstellung von Berichten. Auch in der Ansprache von Influencern und Journalist:innen sorgt KI für eine effizientere Arbeitsweise. Doch welche Tools sind für PR-Profis relevant, und wie lassen sie sich sinnvoll implementieren?
Das Vorgehen: Strukturierte Integration von KI
Die Implementierung von KI-Tools folgt einem strukturierten Prozess, der sich an bewährten Projektmanagement-Methoden orientiert. Im ersten Schritt gilt es, die Ist-Situation zu analysieren: Welche Aufgaben fallen in der PR an? Welche Tools und Systeme sind bereits im Einsatz? Wo kann KI gezielt unterstützen? Besonders effizient ist es, zunächst jene Bereiche anzugehen, in denen der größte Nutzen zu erwarten ist.
Oft handelt es sich bei der Automatisierung nicht um ein einzelnes KI-Tool, sondern um eine Kombination verschiedener Lösungen. Bei der Auswahl sollte der Fokus auf den benötigten Funktionen liegen – und nicht allein auf beeindruckenden Einzelleistungen. PR-Schaffende behalten dabei die Kontrolle: KI soll unterstützen, nicht ersetzen. Ist klar definiert, welche Anforderungen bestehen, können die verfügbaren Tools verglichen und die passenden Lösungen ausgewählt werden.
Eine schrittweise Einführung der Tools ist essenziell. Erst wenn ein Modul stabil läuft, sollte der nächste Implementierungsschritt folgen. So bleibt das Tagesgeschäft unbeeinträchtigt, und erste Erfolge werden sichtbar. Mitarbeiterschulungen sowie die kontinuierliche Optimierung des Systems sind ebenfalls zentrale Erfolgsfaktoren und sollten nicht vernachlässigt werden.
Medienbeobachtung: KI als Unterstützung für die Unternehmenskommunikation
Ein Unternehmen, das seine Marktposition analysieren und täglich mehr als 5.000 Quellen überwachen möchte, profitiert von KI-gestützter Medienbeobachtung. Die Herausforderung: Das PR-Team soll nur bei kritischen Erwähnungen benachrichtigt werden, um eine Informationsflut zu vermeiden.
Hier bieten Anbieter wie Cision für klassische Medien und Brandwatch für Social Media bewährte Lösungen. Tools wie Brandwatch Iris und Cision One nutzen bereits integrierte KI-Funktionen, die gezielte Alerts liefern und trainierbar sind.
Die Implementierung einer solchen Lösung erfordert jedoch Geduld. Zunächst müssen relevante Keywords und Themen definiert werden, bevor das Monitoring eingerichtet wird. Anschließend folgt die Schulung der KI durch kontinuierliches Feedback. Die Optimierung von Alerts und Berichten bleibt ein laufender Prozess, der regelmäßige Anpassungen erfordert.
Gerade in der Krisenkommunikation sind KI-gestützte Systeme von Vorteil. Predictive Analytics, die bereits in vielen Unternehmen erfolgreich im Einsatz sind, ermöglichen eine frühzeitige Erkennung potenzieller Reputationsrisiken.
Wer über die Standardfunktionen hinausgehen möchte, kann eigene KI-Modelle entwickeln, beispielsweise auf Basis von TensorFlow. Die Integration solcher Systeme setzt jedoch die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung voraus. In Konzernen kann sich der Aufwand dennoch lohnen – mehr dazu im dritten Teil unserer Serie.
Automatisiertes PR-Reporting: Effizienzsteigerung durch KI
Der Erfolg von PR-Maßnahmen kann mit KI-gestütztem Reporting transparent analysiert werden. Lösungen wie Cision für PR-Analysen, Brandwatch für Social Media Analytics und Google Analytics für die Website-Performance liefern umfassende Daten.
Ein zentrales Dashboard sammelt diese Informationen automatisiert, sodass Berechtigte jederzeit einen Überblick über die PR-Leistungen erhalten – bei Bedarf sogar in Echtzeit. Zudem lassen sich regelmäßige Reportings automatisiert an relevante Stakeholder versenden.
Für eine professionelle Datenvisualisierung bieten Tools wie Tableau, Qlik Sense, Microsoft Power BI oder Google Looker Studio zusätzliche Möglichkeiten. Diese Plattformen ermöglichen tiefergehende Analysen und die Erstellung individueller Dashboards für verschiedene Zielgruppen.
Smart Media Relations: KI-gestütztes Kontaktmanagement
KI kann auch im Bereich der Medienkontakte wertvolle Unterstützung leisten. PR-Agenturen und Pressestellen profitieren von einer optimierten Verwaltung ihrer Kontaktdaten.
Durch den Einsatz von KI lassen sich bestehende Datenbanken automatisch anreichern: Neben korrekten Kontaktdaten werden auch aktuelle Themenfelder der Journalist:innen erfasst, sodass Ansprachen gezielter erfolgen. Dies reduziert die Größe von Presseverteilern und steigert die Relevanz der versendeten Inhalte – was wiederum zu besseren Rückmeldungen führt.
Zusätzlich können KI-gestützte Tools personalisierte E-Mail-Pitches erstellen, was die Erfolgschancen von PR-Anfragen erhöht. Eine detaillierte Anleitung zur praktischen Umsetzung ist hier zu finden:
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Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Implementierung
Der Einsatz generativer KI-Tools in der PR erscheint auf den ersten Blick unkompliziert – Texte können schnell überarbeitet oder optimiert werden. Doch wer eine umfassendere Automatisierung anstrebt, sollte klar definierte Ziele verfolgen.
Allein das Ziel „mehr Coverage“ reicht nicht aus – der Weg dorthin muss durchdacht sein, insbesondere beim automatisierten Reporting. Schon in der Planungsphase sollten Stakeholder eingebunden werden, um eine breite Akzeptanz sicherzustellen. Ebenso sind IT-Expert:innen frühzeitig in das Projekt einzubeziehen, da sie häufig Engpässe in der Umsetzung darstellen.
Eine realistische Zeitplanung ist entscheidend: Der Aufbau eines automatisierten Reportings kann einige Monate in Anspruch nehmen, bis alle Anforderungen der Stakeholder erfüllt sind. Wer sich jedoch strukturiert an die Implementierung heranwagt, kann langfristig von den Vorteilen der KI-gestützten PR profitieren.
Im dritten Teil unserer Serie werden wir uns mit den Kosten und dem Nutzen von KI in der PR beschäftigen.
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