Welche KI-Tools wirklich helfen, wie sie implementiert werden und was PR-Schaffende dabei beachten müssen.
Die künstliche Intelligenz verändert die PR-Branche grundlegend. Nicht nur, wenn es um die Kreation von Content geht, auch für die Prozessautomatisierung lassen sich KI-Tools nutzen. Doch was bringen sie für welche Unternehmen und wie lassen sie sich implementieren? Das erfahren Sie in unserer kleinen Serie – bei der Claude geholfen hat.
Nachdem wir vorgestellt haben, für welche PR-Aufgaben KI-Tools genutzt werden können und wie sie implementiert werden, stellt sich die Frage nach den Kosten – lohnt sich der Aufwand überhaupt? Grundsätzlich muss dies für jedes Projekt individuell berechnet werden. Dennoch haben wir mit Unterstützung von KI einige Anhaltspunkte zu diesem oft wenig transparenten Thema recherchiert. Selbstverständlich sind die hier genannten Werte nicht verbindlich, und wir übernehmen keine Haftung.
Laut Claude sind die Preisspannen für KI-gestützte PR-Tools erheblich, wobei sich Funktionen und Leistung stark unterscheiden. So können Unternehmen für Medienbeobachtung zwischen 200 und 2.000 Euro pro Monat investieren. Beim Social-Media-Monitoring liegt die Preisspanne zwischen 100 und 1.500 Euro monatlich, während PR-Analytics zwischen 300 und 3.000 Euro im Monat kosten können. Integrierte Enterprise-Lösungen starten ab 5.000 Euro pro Monat.
Der Return on Investment (ROI) berechnet sich aus mehreren Faktoren:
- Zeitersparnis: Die Anzahl der eingesparten Stunden pro PR-Mitarbeiter pro Woche.
- Vermeidung von Krisen durch Früherkennung: Durchschnittlich lassen sich durch frühzeitige Erkennung etwa 50.000 Euro pro vermiedener Krise einsparen.
- Effizienzsteigerung: Eine optimierte Arbeitsweise im Media Relations Management.
- Qualitätsverbesserung: Eine höhere Medienresonanz durch gezielteres Targeting.
Um Lizenzkosten zu senken, können Tool-Bundles und Jahresverträge sinnvoll sein. Auch cloudbasierte Lösungen sparen Kosten, da keine Installation auf eigenen Servern erforderlich ist. Um schnell wirtschaftliche Vorteile zu erzielen, sollten Unternehmen zunächst die zeitintensivsten Aufgaben automatisieren.
Einzelunternehmer und Freelancer
Mit einem Budget von etwa 100 bis 500 Euro pro Monat bieten sich folgende Tools an:
- Cision One für Medienarbeit und Monitoring
- Canva Pro für die Content-Erstellung
- MailChimp für E-Mail-Marketing
Alle diese Tools verfügen über KI-Funktionen. Einzelunternehmer und Freelancer können mit kostenlosen Tools wie Google Alerts sowie den Basisversionen von ChatGPT oder Claude starten. Sollte sich ein Tool als besonders hilfreich erweisen, kann ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version erfolgen. Besonders aufwendige Reportings lassen sich durch automatisierte Reporting-Templates effizienter gestalten – einmal eingerichtet, entlasten sie erheblich.
Amortisationszeit: 3–6 Monate
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Unternehmen mit einem Budget von 500 bis 3.000 Euro pro Monat könnten folgende Kombination nutzen:
- Cision One für Medienbeobachtung
- Brandwatch für Social-Media-Monitoring
- HubSpot Professional für CRM
Die konkrete Tool-Auswahl hängt von den individuellen Unternehmensanforderungen ab. Jedes Tool sollte daher gründlich getestet werden, da sich dieser Zeitaufwand langfristig auszahlt. Schließlich sollten die gewählten Lösungen optimal auf die internen Prozesse abgestimmt sein.
Amortisationszeit: 6–12 Monate
Konzerne und Großunternehmen
Unternehmen mit einem monatlichen Budget von über 5.000 Euro (die meist auch mehr Lizenzen benötigen) können beispielsweise folgende Kombination nutzen:
- Brandwatch Insights für Medienanalysen (Media Intelligence)
- Cision One
- Sprinklr Unified-CXM
- Eigene KI-Entwicklungen
Je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist eine strategisch präzise Implementierung, da mehr Menschen involviert sind und die Prozesse komplexer werden. Eine sorgfältige Vorbereitung ist daher essenziell.
Amortisationszeit: 12–24 Monate
Erfolgskritische Faktoren für alle
Damit neue KI-Tools erfolgreich implementiert werden, sind einige zentrale Faktoren zu berücksichtigen:
- Change Management: Interne Kommunikation ist entscheidend, da es immer Skeptiker gibt. Stakeholder sollten frühzeitig eingebunden, Vorteile klar kommuniziert und neue Prozesse schrittweise eingeführt werden. Regelmäßige Feedbackschleifen ermöglichen Optimierungen.
- Datenschutz und Compliance: Alle Tools müssen DSGVO-konform sein. Dazu gehören eine klare Zugriffsrechte-Struktur, dokumentierte Datenschutzprozesse und regelmäßige Compliance-Checks.
- Qualitätssicherung: Die angestrebte Qualitätssteigerung muss messbar sein. KPIs, Schulungen für Anwender und eine systematische Erfolgsmessung sind essenziell, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.
Der Umfang dieser Maßnahmen variiert je nach Unternehmensgröße – doch jede Initiative sollte zur Effizienz- und Qualitätssteigerung beitragen.
Im vierten und letzten Teil dieser Serie widmen wir uns der entscheidenden Frage: Wie sieht die Zukunft des Menschen in der PR mit KI aus?
Was Sie noch interessieren könnte
➡️ Teil 1: KI in der PR: Den Arbeitsalltag automatisieren
➡️ Rückblick zum Webinar Generative KI in der PR