Frühjahrsputz: PR-Maßnahmen für eine frische Kommunikationsstrategie

Frühjahrsputz bedeutet nicht nur, endlich die Klamotten auszusortieren, die man nie trägt – so wie Ordnung im Kleiderschrank mehr Übersicht schafft, hilft ein bewusster Schritt zurück dabei, PR-Maßnahmen zu identifizieren, die nicht mehr funktionieren, und Platz für wirksamere Ansätze zu schaffen.

Aber wo fängt man an? Inspiriert von Ordnungsexpertin Marie Kondo haben wir drei Kernbereiche zusammengestellt, auf die es beim PR-Frühjahrsputz ankommt, inklusive konkreter Tipps zum Neuordnen, Auffrischen und Beleben der eigenen Strategie.

Maßnahme Nr. 1: Freude wecken in der Medienarbeit

Die tägliche Medienarbeit erfordert viel Geduld und Ausdauer. Diese Ansätze helfen dabei, das Beste daraus zu machen.

Pitching-Strategie überdenken

Werfen Sie einen kritischen Blick auf Ihren Pitching-Ansatz und fragen Sie sich:

• Welche Pitches haben zuletzt gut funktioniert?
• Welche Medienkontakte haben mehr Interesse an meinen Geschichten gezeigt?
• Wie kann ich meine Botschaften überzeugender gestalten?

Kein Geheimnis: Einer der wirksamsten Hebel in der Medienarbeit ist Personalisierung. Planen Sie bewusst Zeit ein, um Ihre Pitches individuell anzupassen. Das zeigt, dass Sie die Arbeit der Journalist:innen, ihr Medium und ihre Zielgruppe wirklich verstehen. Laut dem State of the Media Report, einer Befragung von mehr als 3.000 Journalist:innen aus verschiedenen Branchen, ist mangelnde Relevanz der häufigste Grund, warum Pitches abgelehnt werden. Wer seine Hausaufgaben gemacht hat, fällt auf.

Wichtige Medienkontakte pflegen

Tragfähige Medienbeziehungen aufzubauen und zu erhalten ist eine der wichtigsten Grundlagen guter PR-Arbeit. Legen Sie den Fokus auf die Beziehungsebene:

• Neue Kontakte knüpfen oder schlafende Kontakte wieder aktivieren
• Nach geplanten Redaktionskalendern fragen
• Wege finden, Journalist:innen aktiv zu unterstützen
• Persönliche Verbindungen aufbauen

Journalist:innen sind auch nur Menschen. Sie schätzen echte, hilfreiche Interaktionen, die nicht immer direkt mit einem Pitch verbunden sind. Wer Beziehungen langfristig pflegt, legt den Grundstein für Vertrauen und fruchtbarere Zusammenarbeit.

Medienlisten prüfen und aktualisieren

Wann haben Sie Ihre Medienkontaktliste zuletzt gründlich durchgesehen? Nehmen Sie sich Zeit, um:

• Veraltete Kontakte zu entfernen
• Kontakte nach Themen oder Ressorts zu sortieren
• Neue relevante Kontakte zu identifizieren und hinzuzufügen

Unterscheiden Sie dabei zwischen zwei Gruppen: einem kleineren Kreis hochpriorisierter Kontakte, die exklusive oder vorab verfügbare Inhalte erhalten, und einer größeren Gruppe für allgemeinere Kommunikation.

Eine umfassende Medienplattform wie CisionOne kann diesen Prozess vereinfachen – durch gezielte Partnersuche und die Analyse bisheriger Interaktionen.

Maßnahme Nr. 2: Content mit Wertschätzung begegnen

Content ist King – aber arbeitet er wirklich so hart für Sie, wie er könnte? Diese Tipps helfen dabei, die Lebensdauer von Kampagnen zu verlängern und die Reichweite Ihrer Botschaften zu erhöhen.

Pressemitteilungen weiterverwerten

Pressemitteilungen weiterzuverwerten ist eine kreative Möglichkeit, ihren Wert zu maximieren. Es geht darum, vorhandene Inhalte und Botschaften für andere Formate, Kanäle und Zielgruppen aufzubereiten. Zum Beispiel:

• Im Online-Newsroom veröffentlichen
• Zu einem Blogbeitrag umschreiben
• Mit dem Vertrieb teilen; inklusive Gesprächsleitfaden für Kund:innen und Interessenten
• Mitarbeitende bitten, die Inhalte weiterzuverbreiten
• Statistiken oder Zitate für den Newsletter herausgreifen
• Kernbotschaften und Datenpunkte auf Social Media teilen

So arbeiten Sie nicht nur effizienter – Sie sorgen auch dafür, dass Ihre Botschaft auf mehreren Plattformen ein breiteres Publikum erreicht.

Multimedia gezielt einsetzen

Multimedia verstärkt Botschaften, erhöht die Bereitschaft zum Teilen und spricht unterschiedliche Zielgruppen an. Außerdem verbessert es die Chancen auf Earned-Media-Berichterstattung: 36 Prozent der Journalist:innen wünschen sich Pitches, die Multimedia-Elemente enthalten. Am häufigsten gefragt sind Bilder (70 %), gefolgt von Datenvisualisierungen und Infografiken (30 %) sowie Videos (25 %) (State of the Media Report).

So lässt sich Multimedia ins Brand Storytelling integrieren:

• Pressemitteilungen und Pitches mit Bildern, Infografiken oder kurzen Videos anreichern
• Kurze, teilbare Videoclips für Social Media erstellen
• Podcast-Reihen oder Audio-Pressemitteilungen entwickeln
• Interaktive Infografiken gestalten, um komplexe Daten anschaulich aufzubereiten

Die digitale Präsenz optimieren

Der erste Eindruck, den potenzielle Kund:innen oder Medienkontakte von Ihrer Marke gewinnen, entsteht oft online. Machen Sie ihn zu einem guten:

• Digitales Audit durchführen (Website, Social-Media-Profile, Online-Newsroom etc.):
  • Sind alle Informationen aktuell?
  • Sind Markenbotschaften und Beschreibungen konsistent?
  • Sind Fotos und Biografien der Führungsebene auf dem neuesten Stand?
  • Entsprechen Inhalte und Bildsprache den Corporate-Design-Vorgaben?
• Eine Websuche nach der eigenen Marke durchführen, um Chancen oder offene Baustellen zu erkennen
• Prüfen, ob relevante Keywords für SEO im Newsroom und auf der Website eingebunden sind

PR-Maßnahme Nr. 3: Den PR-Plan aufräumen

In der PR ist Veränderung der einzige Fixpunkt. Überprüfen Sie Ihre Strategie regelmäßig darauf, ob sie noch trägt oder ob es Zeit für Updates ist.

Den Redaktionskalender optimieren

Schauen Sie sich Ihre geplanten PR-Aktivitäten für die nächsten 6 bis 12 Monate an und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Termine in Ihrer Strategie berücksichtigt sind, zum Beispiel:

• Neue Produktlaunches
• Unternehmensankündigungen
• Veranstaltungen (vom Unternehmen organisiert, aus Popkultur oder Gesellschaft, Branchenevents etc.)
• Feiertage und Aktionstage, die zur Marke passen
• Branchenrelevante Awards

Mit einem gut durchdachten Redaktionskalender stellen Sie sicher, dass Ihre PR-Kampagnen und Medienkontakte zum richtigen Zeitpunkt und mit relevantem Inhalt ankommen.

Den Krisenplan aktualisieren

Laut dem 2025 Comms Report zählt Krisenvorbereitung für 26 Prozent der Kommunikationsverantwortlichen zu den obersten Prioritäten der Unternehmensführung.

Lassen Sie sich nicht kalt erwischen. Diese Schritte helfen dabei, für den Ernstfall gewappnet zu sein:

• Aktuelle Risiken identifizieren
• Krisenmanagement-Protokolle und -prozesse prüfen und aktualisieren
• Sicherstellen, dass die relevanten Stakeholder-Gruppen im Krisenplan noch aktuell sind – Mitarbeitende, Investor:innen, Kund:innen, interne Entscheidungsträger:innen
• Media-Monitoring und Social-Listening-Abfragen einrichten oder aktualisieren
• Nachbereitungen früherer Krisensituationen auswerten und Learnings festhalten

Ein Krisenkommunikationsplan ist kein statisches Dokument – er muss kontinuierlich überprüft und regelmäßig aktualisiert werden, um wirksam zu bleiben. Wer einen solchen Plan pflegt, bereitet sich nicht nur auf das Schlimmste vor, sondern zeigt auch Führungsstärke und Weitblick, die die Resilienz und den Ruf einer Marke langfristig stärken.

Kennzahlen überprüfen und schärfen

Messung ist ein zentraler Bestandteil jeder PR-Strategie. Dennoch zählt für 44 Prozent der Kommunikationsverantwortlichen die fehlende Verknüpfung von Kennzahlen mit Umsatz oder anderen wichtigen Business-KPIs zu den größten Herausforderungen (2025 Comms Report).

Daten gibt es in Hülle und Fülle. Entscheidend ist, die richtigen zu messen. Bei der Überprüfung Ihres Messansatzes lohnt es sich, folgende Punkte im Blick zu behalten:

• Ausrichtung der Kennzahlen an aktuellen Unternehmenszielen
• Umfassende KPIs, die den Wert von PR sichtbar machen
• Tracking von Website-Traffic und Lead-Generierung
• Fortgeschrittene Metriken zu Markenreputation, Sentiment und Share of Voice
• Engagement-Kennzahlen für Inhalte (Medienberichterstattung, Social Media, E-Mails, Newsletter etc.)
• Aktualisierte Executive-Reports und Dashboards

Das Ziel ist nicht nur, Daten zu sammeln, sondern daraus verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihre PR-Strategie verbessern. Wer sich auf Kennzahlen konzentriert, die echtes Engagement und geschäftliche Wirkung zeigen, kann den tatsächlichen Wert von PR-Arbeit überzeugend belegen.

KI-Potenziale ausschöpfen

Immer mehr PR- und Kommunikationsteams setzen KI in ihrer täglichen Arbeit ein. Laut dem Inside PR Report, einer Befragung von mehr als 500 PR- und Kommunikationsfachleuten, nutzen 73 Prozent generative KI zum Brainstorming für Kampagnen, 68 Prozent für die Content-Erstellung. Außerdem sehen 48 Prozent KI und Automatisierung als ihre größte Chance für 2026.

So kann KI beim Aufräumen des PR-Plans helfen:

• Medienmonitoring und Datenerfassung
• Klassifizierung und Sentiment-Analyse
• Erkenntnisgewinnung
• Messung und Reporting
• Krisenerkennung

KI sollte dabei stets mit Bedacht eingesetzt werden – nicht als Ersatz für menschliches Urteilsvermögen, sondern als sinnvolle Ergänzung dazu.

Fazit

Wie Marie Kondo sagt: „Aufräumen ist nur ein Werkzeug, kein Ziel an sich." Das gilt genauso für PR-Strategien und -Maßnahmen.

Wer sich auf diese drei Kernbereiche konzentriert – personalisierte Medienarbeit, smarter Umgang mit Content und eine klare strategische Ausrichtung –, kann seine Arbeit zu jeder Jahreszeit gezielter und wirkungsvoller gestalten.