Presseanfrage oder Medienanfrage sind für Journalistinnen und Journalisten wichtige Bestandteile der Recherche von Informationen, um über bestimmte Themen, Personen oder Organisationen zu berichten. Während bei Behörden Medien ihren Anspruch auf Auskunft von den Landespressegesetzen, dem Informationsfreiheitsgesetz oder auch dem Grundgesetz ableiten können, gilt das bei privaten Personen (ob prominent oder nicht) sowie Unternehmen in privater Hand nicht.
Auf der anderen Seite trägt die Weigerung, Presseanfragen zu beantworten nicht dazu bei, ein vertrauensvolles Verhältnis zu den Medien aufzubauen. Auch nehmen Sie sich die Möglichkeit, die Berichterstattung positiv zu beeinflussen. Schließlich werden Medien auch von Ihren Kunden und Geschäftspartnern konsumiert. Eine negative Berichterstattung kann somit auch Ihr Verhältnis zu diesen trüben, vor allem wenn darin erwähnt wird, dass Sie sich geweigert haben den Medien Auskünfte zu geben.
Auf welche einfachen Dinge sollten Sie im Umgang mit Medien- und Presseanfragen also achten?
Der Presse-Bereich auf der Website
Es beginnt bereits vor der Presseanfrage. Machen Sie es Journalistinnen und Journalisten einfach, Sie zu kontaktieren. Eine erste positive Maßnahme ist die einfache Auffindbarkeit Ihres Pressebereiches auf Ihrer Website. Die Benennung sollte eindeutig sein, wie „Presse“, „Medien“, „Für Journalisten“ etc. und mit wenigen Klicks erreichbar. Am besten natürlich, über lediglich einen Klick von der Startseite entfernt. Der Pressebereich sollte einfach und übersichtlich strukturiert sein. Die Kontaktinformationen einer Kommunikations-, Presse- oder Marketingabteilung sollten sofort ins Auge fallen. Natürlich können Sie dabei zentrale Rufnummern und E-Mail-Adressen (presse@...) verwenden. Besser ist es, wenn konkrete Ansprechpartner und deren persönliche Kontaktdaten angegeben werden.
Gute Erreichbarkeit und kurze Reaktionszeiten
Presseanfragen geschehen häufig vor dem Hintergrund aktueller Geschehnisse. Das heißt, dass die Journalistin oder der Journalist nur eine begrenzte Zeit für die Informationsrecherche besitzt, bevor der Beitrag erstellt und veröffentlicht werden muss. Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einer Kommunikationsabteilung gut erreichbar sein, telefonisch oder via E-Mail. Auf eingehende Anfragen sollten Sie möglichst zeitnah antworten oder im Rahmen einer mit der Anfrage verbundenen Frist. Dabei kann bereits eine erste Bestätigung des Erhalts der Anfrage ein positives Signal setzen, wenn z.B. absehbar ist, dass die Antwort ausführlicher oder komplexer ausfallen wird. Kommunizieren Sie dies.
Wie viele Informationen sind ausreichend?
Ob die Antworten auf die Anfrage nun kurz oder lang ausfällt: sie sollte konkret auf die gestellten Fragen eingehen und diese beantworten. Es kommt auf die Anfrage und den Bezug an, aber oft wird es von Medienschaffenden als positiv empfunden, wenn sie über die bloße Beantwortung hinaus noch zusätzliche Hintergrundinformationen erhalten. Natürlich sollten diese mit der Anfrage in Verbindung stehen. Aber eine ausführliche Beantwortung und die Zusendung von weiterführenden Informationen gibt den Journalistinnen und Journalisten zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten bei ihrer Berichterstattung. Auf der anderen Seite sollte der Zeitfaktor bei der Beantwortung der Anfrage beachtet werden. Wenn die Frist einer Anfrage sehr kurz ist, sollten Sie sich auf das Wesentliche beschränken.
Gibt es bestimmte Themen, zu denen sie wiederholt angefragt werden? Dann fertigen Sie sich ein Dossier zu diesem Thema an, welches Sie bei der nächsten Anfrage schnell verfügbar haben.
Informationen sollten einfach verwertbar sein
Die Verfügbarmachung von Informationen kann natürlich über verschiedene Kanäle passieren. Im Rahmen eines Telefonats oder der Zusendung von Informationen via E-Mail. Auch hier kommt es auf die Art der Anfrage an: ob diese in wenigen Sätzen beantwortet werden kann oder die angefragten Informationen umfangreicher und komplexer ausfallen. Eine weitere Rolle spielt das Format, in dem Informationen geliefert werden sollen. Womöglich reicht das gesprochene oder geschriebene Wort nicht aus und es werden Grafiken, Bilder oder auch Videos benötigt. Bei dem Verweis auf Links, sollten Sie zudem darauf achten, dass diese auch funktionieren.
Machen Sie es den Journalistinnen und Journalisten einfach, die zur Verfügung gestellten Informationen zu verarbeiten. Versenden Sie Dokumente und Dateien per E-Mail-Anhang oder stellen sie diese online über Links zur Verfügung, wenn der Datenumfang von Dateien zu groß ist. Nutzen sie gängige Datei-Formate und beachten Sie auch gewisse technische Vorgaben, wie z.B. die verschiedenen Anforderungen an Bild-Formate für Online- und Print-Medien.
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