Für PR-Profis ist das Schreiben eine entscheidende Fähigkeit, die sowohl persönlich als auch für die Marke den Unterschied machen kann. PR-Writing ist eine eigene Disziplin, die weit über das Verfassen von Pressemitteilungen oder perfekten Media-Pitches hinausgeht.

Kommunikationsexperten mit starken Schreibfähigkeiten können komplexe Markenbotschaften in überzeugende Geschichten verwandeln, die bei unterschiedlichen Zielgruppen Anklang finden. Sie schaffen Vertrauen und Glaubwürdigkeit durch konsistente Kommunikation und prägen die öffentliche Wahrnehmung mit Botschaften, die zur Markenstimme und den Unternehmenswerten passen. Mit der richtigen Herangehensweise kann PR-Writing sogar in Krisensituationen helfen.

Hier sind unsere fünf besten Tipps für PR-Texte, damit Ihre Inhalte fesselnd, authentisch und konsistent sind.

1. Storytelling

Was haben Alice im Wunderland und eine Pressemitteilung gemeinsam? Sie erzählen eine Geschichte. Die zentrale Frage beim PR-Writing lautet also: Welche Geschichte erzählen Sie über Ihre Marke? Und wie tun Sie das?

  • Kernbotschaft identifizieren: Behalten Sie beim Schreiben Ihre Zielgruppe im Hinterkopf und entwickeln Sie eine Erzählung, die bei ihr ankommt. Lernen Sie die Personas Ihrer Marke kennen und bauen Sie darauf auf.
  • Konkret statt abstrakt: Vermeiden Sie Fachjargon, Produktbegriffe oder interne Abkürzungen, die außerhalb Ihres Teams niemand versteht. Setzen Sie stattdessen auf konkrete Beispiele und klare Sprache.
  • Emotionale Verbindung schaffen: Wie im Einstieg dieses Artikels – nutzen Sie nachvollziehbare Herausforderungen oder Erfahrungen, um komplexe Themen greifbar zu machen. Wählen Sie eine Sprache, die Emotionen weckt, ohne zu sentimental zu wirken. Authentische Geschichten und Fallstudien helfen, echten Impact zu zeigen.
  • Daten gezielt einsetzen: Emotion allein reicht nicht. Ergänzen Sie Ihre Story mit relevanten Datenpunkten, die Ihre Aussagen stützen, ohne sie zu überladen. Es kommt auf die Balance an.

 

2. Zielgruppe verstehen

Gute PR-Texte basieren auf einem tiefen Verständnis der Zielgruppe.

  • Zielgruppenanalyse betreiben: Recherchieren Sie, wie viel Ihre Zielgruppe bereits weiß, in welcher Phase der Awareness sie sich befindet, und passen Sie Ihre Inhalte entsprechend an. Nutzen Sie Social-Media-Analysen, Engagement-Daten und beobachten Sie relevante Communitys.
  • Tonfall anpassen: Je nach Zielgruppe sollten Sprache, Ton und Detailtiefe variieren. Eine E-Mail an eine Gen-Z-Empfängerin am Anfang ihrer Karriere braucht einen anderen Ton als eine Nachricht an eine erfahrene Entscheiderin.
  • Kulturelle Kontexte beachten: Redewendungen, Metaphern oder Beispiele können in anderen Regionen missverstanden werden. Berücksichtigen Sie kulturelle Unterschiede und wählen Sie den passenden Kommunikationsstil – direkt oder indirekt.
  • Content optimieren: Unterschiedliche Plattformen erfordern unterschiedliche Formate. Passen Sie Ihre Texte an die jeweiligen Konventionen an – von der optimalen Zeichenlänge für Betreffzeilen bis zur idealen Wortanzahl für Social-Media-Posts.

 

3. Konsistent bleiben

Konsistenz ist ein Schlüssel zum Erfolg. Eine starke Markenstimme, die konsequent eingesetzt wird, schafft Wiedererkennung und Vertrauen.

  • Markenrichtlinien nutzen: Sie helfen bei Tonalität, Wortwahl und Stil. Halten Sie sich an Formatierungs- und Stilvorgaben (z. B. AP, APA, MLA). Für häufig genutzte Formate können Templates den Workflow erleichtern.
  • Konsistent, aber flexibel: Halten Sie Ihre Markenstimme über alle Kanäle hinweg konsistent, passen Sie sie aber an die jeweiligen Plattformen an – von Social Media über E-Mail bis hin zu Print und Website.
  • Balance finden: Kombinieren Sie Professionalität mit Authentizität und Nahbarkeit. In manchen Fällen ist Humor erlaubt, z. B. bei einem April-Scherz, während andere Themen, wie etwa Pride Month, eine sensiblere Tonalität erfordern.
  • Veränderung zulassen: Überprüfen Sie Ihre Inhalte regelmäßig, damit Ihre Stimme mit der Marke mitwachsen kann. Nutzen Sie Performance-Daten und Feedback, um Ihre Kommunikation weiterzuentwickeln. Branchenstandards ändern sich – Ihre Inhalte sollten das widerspiegeln.

 

4. Der Feinschliff beim Editieren

So spannend Ihre Geschichte auch sein mag – wie Sie sie erzählen, macht den Unterschied. Ein grammatikalischer Patzer kann die Wirkung Ihres Textes im Bruchteil einer Sekunde zunichtemachen.

  • Freies Schreiben zulassen: Der erste Entwurf ist nie der letzte. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und unterbrechen Sie den Schreibfluss nicht durch zu frühes Editieren. Der Text muss nicht von Anfang an perfekt sein – das ist auch gar nicht das Ziel. Legen Sie den Entwurf nach dem Schreiben beiseite und kommen Sie später mit frischem Blick und objektiver Perspektive zurück. Ab da kann es nur besser werden.

  • Strukturiert überarbeiten: Gehen Sie beim Editieren systematisch vor. Konzentrieren Sie sich bei jedem Durchgang auf einen anderen Aspekt: Beginnen Sie mit der Struktur: baut die Geschichte logisch aufeinander auf? Danach prüfen Sie die Verständlichkeit, dann den Tonfall, und zum Schluss die Grammatik.

  • Hilfreiche Tools nutzen: KI ist inzwischen Teil unseres Alltags und kann auch beim Schreiben unterstützen – sei es bei der Texterstellung oder beim Korrekturlesen. Tools wie Grammarly, LanguageTool, oder Microsoft Editor helfen bei der Rechtschreibung und Stilprüfung. Nutzen Sie auch das Potenzial generativer KI – etwa mit Gemini, Claude oder ChatGPT. Sie wissen nicht, wie Sie starten sollen?

  • Feedback einholen: Bauen Sie ein Feedback-Netzwerk mit Kollegen auf, die unterschiedliche Perspektiven einbringen. Fachexperten oder Produktmanager können technische Inhalte prüfen, kreative Personen bewerten die Wirkung. Geben Sie beim Feedback klar an, worauf geachtet werden soll. Und: Nehmen Sie konstruktive Kritik nicht persönlich – sie ist eine Chance, Ihre Botschaft zu schärfen.

     

     

5. Dranbleiben und weiterentwickeln

PR-Texte zu verfassen ist keine Fähigkeit, die man einmal lernt und dann abhaken kann. Exzellentes Schreiben erfordert kontinuierliche Übung und Weiterentwicklung.

  • Lesen – und zwar viel: Machen Sie Lesen zur täglichen Priorität und beschränken Sie sich nicht nur auf PR- oder Marketingtexte. Achten Sie darauf, wie verschiedene Autorinnen und Autoren ihre Argumente strukturieren, Aufmerksamkeit erzeugen und emotionale Bindung aufbauen. Lesen Sie Inhalte aus Ihrer Branche und angrenzenden Bereichen, um Ihren Wortschatz zu erweitern und bei Fachbegriffen auf dem neuesten Stand zu bleiben.

  • Inspiration holen: Schauen Sie sich erfolgreiche PR-Kampagnen an und analysieren Sie deren Texte. Untersuchen Sie Pressemitteilungen, Thought-Leadership-Inhalte, Social-Media-Posts, Executive-Kommunikation und Krisenreaktionen. Welche Schreibtechniken waren besonders wirkungsvoll? War es der Einsatz von Daten, Storytelling oder emotionaler Ansprache?

  • Vernetzen: Medienkontakte sind für PR-Profis essenziell – aber auch der Austausch mit Kollegen aus der Branche ist wertvoll. Suchen Sie aktiv den Kontakt zu anderen PR-Experten. Ihre Erfahrungen können neue Perspektiven eröffnen und Ihr Verständnis für wirkungsvolle Kommunikation vertiefen. Einen Überblick zu den wichtigsten Events der Branche finden Sie im Brancheneventkalender.

  • Aktuell bleiben: Beobachten Sie Trends und Best Practices der Branche. Nutzen Sie Reports wie den Comms Report 2025, abonnieren Sie Fach-Newsletter und nehmen Sie an Webinaren teil. 

     

 

Starke PR-Schreibkompetenz entsteht nicht über Nacht

Aber allein die Tatsache, dass Sie diesen Artikel lesen, zeigt, dass Sie bereit sind, sich weiterzuentwickeln. Nutzen Sie diese Tipps, um die Wahrnehmung Ihrer Marke zu beeinflussen, Beziehungen zu stärken und Ihre Kommunikationsziele zu erreichen.

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