E-Mail ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Meinungsmacher zu erreichen und Beziehungen aufzubauen. Ganz gleich, ob im Rahmen einer 1-zu-1 Kommunikation, oder einer 1-zu-vielen Kommunikation, wie z.b. bei einem Pressemitteilungsversand.
Kommunikationsprofis werden auch im Jahr 2023 vermehrt auf E-Mail-Versand setzen, um Journalisten und Influencer zu erreichen und begehrte Earned Media-Veröffentlichungen zu erzielen. Zu diesem Schluss kommt zumindest der Global Comms Report 2023 von Cision und PR Week.
Allerdings müssen Ihre E-Mails zunächst in den Posteingängen Ihrer Empfänger landen. Eine Herausforderung, denn die Hürden für den Empfang und vor allem die Zustellung von E-Mails in die Postfächer der Empfänger werden immer höher gelegt.
Dies ist der erste von zwei Beiträgen, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre E-Mails zuverlässiger in die Postfächer Ihrer Empfänger zu befördern.
Warum reicht denn einfaches Abschicken meiner E-Mails nicht mehr?
Im Jahr 2022 überschritt laut der Radicati Gruppe die globale Anzahl versendeter E-Mails die Schwelle von 330 Milliarden – pro Tag – und das E-Mail-Volumen nimmt weltweit immer noch stetig zu. Je nach Quelle und Jahr liegt der Anteil von Spam- und Junk-Mails zwischen 50 und 60 Prozent aller gesendeten Mails. Darin enthalten sind schätzungsweise ein bis drei Prozent von E-Mails, die schädliche Absichten verfolgen, wie das Ausspähen von Passworten oder die Verbreitung von Malware.
E-Mail-Sicherheit und Zustellbarkeit sind daher zunehmend wichtige Faktoren in der modernen IT-Sicherheit und sogar in der Kreditrisikobewertung. Denn der Umgang eines Unternehmens mit E-Mail-Sicherheit werden als Indikatoren für seine allgemeine IT-Sicherheit und sein Cyber-Risikomanagement gewertet. Die korrekte Implementierung von E-Mail-Authentifizierungsverfahren trägt daher nicht nur dazu bei, dass Ihre E-Mails in den Posteingängen Ihrer Kunden landen, sondern auch dazu, Ihre Kreditwürdigkeit bei Finanzinstituten zu verbessern. Und das betrifft ebenfalls die Unternehmen, bei denen die von Ihnen geschätzten und adressierten Influencer und Meinungsmacher arbeiten.
Im Folgenden werden wir uns auf drei Schlüsseltechniken konzentrieren, die die Zustellbarkeit von E-Mails verbessern und Ihre IT-Sicherheit stärken können: SPF, DKIM und DMARC.
Was ist SPF?
Das Sender Policy Framework (SPF) ist ein E-Mail-Authentifizierungsverfahren, das dazu dient, zu verhindern, dass E-Mail-Betrüger Ihre Domain missbrauchen. Es prüft, ob die IP-Adresse des sendenden Servers im SPF-Datensatz Ihrer Domain enthalten ist. Ist dies der Fall, wird die E-Mail als legitim angesehen und das Passieren des Spam-Filters wird damit wahrscheinlicher. So können auch Drittanbieter zum Mailversand autorisiert werden. Aber SPF allein kommt an seine Grenzen, z.B. durch das Fehlen einer Möglichkeit zur Überprüfung der Integrität des E-Mail-Inhalts.
Die Rolle von DKIM
Hier kommt DKIM ins Spiel. Domain Keys Identified Mail (DKIM) ist ein weiteres Verfahren zur E-Mail-Authentifizierung, das das Phänomen des E-Mail-Spoofing bekämpft, also dem Vortäuschen (Spoofing) einer fremden Identität bei E-Mails. DKIM ermöglicht es dem Absender, seine E-Mail digital zu signieren. Der Empfänger ist dadurch in der Lage zu überprüfen, dass die E-Mail tatsächlich von der behaupteten Domain selbst oder einer legitimierten Domain gesendet wurde und dass sie auf dem Weg nicht verändert wurde. Dies geschieht durch eine digitale Signatur, die dem Header der E-Mail hinzugefügt wird.
Doch selbst SPF und DKIM zusammen genommen können dem Empfänger nicht beantworten, wie er reagieren sollte, wenn eine E-Mail die SPF- oder DKIM-Prüfungen nicht besteht. Außerdem wird bei diesen Verfahren nicht sichergestellt, dass der Empfänger den Absender darüber informiert, wenn E-Mails fehlschlagen.
DMARC und seine Bedeutung
Hier schlägt die Stunde für DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance). DMARC ist ein Protokoll, das auf SPF und DKIM aufbaut und eine Definition hinzufügt, die Empfängern empfiehlt, wie diese auf E-Mails reagieren sollten, die diese Prüfungen nicht bestehen. Außerdem fordert es Empfänger dazu auf, Berichte über solche E-Mails an den Absender zu senden. So erhält der Absender wertvolle Informationen über potenzielle Probleme oder Angriffe.
Wenn eine E-Mail DMARC-konform ist, bietet dies dem Empfänger eine höhere Sicherheitsgewissheit und reduziert das Risiko, dass die E-Mail als Spam eingestuft wird.
Warum ist die Kombination von SPF, DKIM und DMARC wichtig?
Die Kombination von SPF, DKIM und DMARC schafft einen umfassenderen Ansatz für die E-Mail-Sicherheit, der nicht nur die Identität des Absenders authentifiziert und die Integrität des Inhalts sicherstellt, sondern auch Mechanismen für Feedback und die Handhabung von fehlerhaften E-Mails bietet. Diese umfassende Herangehensweise ist entscheidend, um die ständig wachsende und sich verändernde Bedrohung durch E-Mail-basierte Angriffe zu bekämpfen.
Die Verwendung dieser Authentifizierungstechniken ist von entscheidender Bedeutung, da sie nicht nur dazu beitragen, Ihre E-Mails in die Posteingänge Ihrer Empfänger zu bringen, sondern auch dazu, den guten Ruf Ihrer Domain – und damit Ihrer Marke – zu wahren. Eine Domain, die als sichere Quelle für E-Mails anerkannt ist, wird eine eher hohe Zustellrate haben.
Außerdem reduzieren Sie IT-Risiken sowohl für Ihr Unternehmen als auch für die Ihrer Empfänger und steigern auf diese Weise die Kreditwürdigkeit der Unternehmen.
Was also ist zu tun?
Cision unterstützt den Einsatz von SPF, DKIM und DMARC auf seinen Plattformen, wie z.B. der Communications Cloud. Ihr freundlicher Customer Support stellt Ihnen gern den SPF-Datensatz für Ihre bevorzugte Plattform zur Verfügung und hilft Ihnen durch die Berechnung der notwendigen DKIM-Schlüssel und die Einrichtung des privaten Schlüssels in unserer Plattform.
Damit geben wir Ihren IT-Experten alles an die Hand, was sie benötigen, um SPF, DKIM und DMARC für den Versand mit Cision einzurichten. Sobald Ihre IT-Experten den SPF-Datensatz und den öffentlichen Teil des DKIM-Schlüssels an Ihrer Domain hinterlegt haben, schließen wir die Aktivierung mit einem kurzen Test ab. Idealerweise haben Ihre IT-Experten bis dahin auch gültige DMARC-Regeln erstellt und direkt an Ihrer Domain abgelegt.
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