Die Methoden, mit Ihren Pressemitteilungen Aufmerksamkeit zu erregen, haben sich gewandelt: Heute gilt die E-Mail oder das Verwenden von PR Tools als gängigster Weg, um Themen bei Journalisten zu platzieren. Vom Anschreiben an die Redakteure über den richtigen Zeitpunkt zum Aussenden der Pressemitteilungen bis hin zu Sperrfristen gibt es dabei einiges zu beachten.
Dieser Beitrag stellt Wege vor, um eine Pressemitteilung erfolgreich zu versenden und bei Redaktionen die entsprechende Aufmerksamkeit zu erregen.
Schnellnavigation:
- Die E-Mail als „klassischer" Weg, Pressemitteilungen zu versenden – was gilt es zu beachten
- Pressemitteilung als word oder pdf verschicken?
- Der richtige Zeitpunkt zum Versenden einer Pressemitteilung
- Daten- und Verteilerpflege beachten
- PR Tools zum Versand von Pressemitteilungen
- Wie Sie Sperrfristen einsetzen sollten
- Veröffentlichen von Pressemitteilungen auf Websites oder Social Media Plattformen
- Reichweite verstärken durch Native Ads
Die E-Mail als „klassischer" Weg, Pressemitteilungen zu versenden – was gilt es zu beachten
Eine der häufigsten Wege, um eine Pressemitteilung an Redaktionen auszusenden, ist die E-Mail. Damit diese im Postfach des Redakteurs nicht in der Masse untergeht, gilt es einige wichtige Punkte zu beachten.
Um Ihre Pressemitteilung erfolgreich zu platzieren, ist es essentiell, die Zielgruppe der adressierten Redaktion zu kennen und einen Bezug zu dieser herzustellen. Dafür ist eine vielversprechende Betreffzeile der E-Mail nötig, welche das Interesse des Redakteurs wecken sollte. Weil Journalisten immer häufiger auf kleinere Geräte und Displays zugreifen, sollten die Headlines so geschrieben sein, dass sie direkt transportieren können, worum es geht und was den Redakteur erwartet.
Nach wie vor ist die Pressemitteilung bei vielen Journalisten das präferierte Format um Unternehmensinformationen zu erhalten (laut: Cision State of the Media Report 2022 für Deutschland).
Pressemitteilung als word oder pdf verschicken?
Es empfiehlt sich, den Text der Pressemitteilung direkt in die Mail zu kopieren. Das erlaubt dem Journalisten einen schnellen Überblick, um Struktur und wichtigste Inhalte der Pressemitteilung zu erfassen. Gegebenenfalls kann der gleiche Text in einem strukturierten Word-Dokument im Anhang mitgeschickt werden oder es wird per Link auf die Website verwiesen, wo der Text bereits veröffentlicht wurde.
In jedem Fall sollten Sie es dem Journalisten einfach machen und ihm Formate anbieten, die einfach weiterzubearbeiten sind. Aus diesem Grund raten wir von PDF-Anhängen eher ab, da Formatierungen etc. einem simplen „Copy & Paste“ meistens erschweren.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Pressemitteilungen exklusiv zu verschicken. Dies kann einerseits helfen, die Beziehung zum Journalisten auf- und auszubauen. Andererseits kann ein Nischenthema, welches nur eine kleine Leserschaft besitzt, an einzelne Journalisten versandt werden.
Der richtige Zeitpunkt zum Versenden einer Pressemitteilung
Pressemitteilungen lassen sich in verschiedene Arten einteilen: Beispielsweise kann ein neues oder verbessertes Produkt vorgestellt werden, es kann aber auch darum gehen, ein bereits stattgefundenes oder noch stattfindendes Event zu beschreiben. Beim Versenden einer Pressemitteilung sollten Sie also beachten, ob diese an tagesaktuelle oder nicht tagesaktuelle Medien gesendet werden.
Bei tagesaktuellen Medien kann es von Vorteil sein, die Pressemitteilung vormittags zu versenden, da nachmittags die Aufmerksamkeit des Redakteurs nachlassen könnte. Andererseits ist es gerade am Morgen in Redaktionen meist stressiger als am Nachmittag, sodass Pressemitteilungen schnell übersehen werden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Presseinformationen immer zwischen Dienstag und Donnerstag zu verschicken. Warum? Am Montag beschäftigt sich der Redakteur häufig mit administrativen Aufgaben und Redaktionskonferenzen, wobei der Freitag häufig schon (gedanklich) zur nächsten Woche beziehungsweise dem Wochenende zählt.
Deshalb ist es wichtig, sich mit Journalisten darüber auszutauschen, welchen redaktionellen Abläufe und Prozesse sie unterliegen, wie die Arbeitstage einer Redaktion strukturiert sind (Themenplanung, Redaktionskonferenzen, Produktions-Zeiten etc.)
Die meisten Journalisten bevorzugen es, Themenvorschläge und Informationen zu Beginn der Woche zu erhalten (Quelle: State of the Media Report 2022 für Deutschland).
Der State of the Media-Report von Cision liefert weitere Erkenntnisse, die Sie beim Aussenden von Pressemitteilungen beachten sollten: Beispielsweise fordern über 55 Prozent der Redakteure die Zielgruppe und das, was für diese relevant ist, zu verstehen.
Bei nicht tagesaktuellen Medien geht es vor allem darum, den Redaktionsschluss im Blick zu haben. Insbesondere, wenn ein spezielles Thema in einem Print- oder Onlinemagazin platziert werden soll, ist es vorteilhaft, die Mediadaten zu beachten. Diese geben Auskunft über sämtliche Themenbereiche, welches das Medium ausspielt und sind meist zu Beginn des Jahres verfügbar. Gleichzeitig wird ein Themenkalender veröffentlicht, der Ihnen bei der Orientierung hilft. So kann es sein, dass viele Medien einen langen Vorlauf haben und Pressemitteilungen frühzeitig versendet werden müssen, um beachtet zu werden.
Um Aufmerksamkeit bei den von Ihnen adressierten Journalisten zu erregen, ist nicht nur der richtige Zeitpunkt beim Versenden einer Pressemitteilung wichtig. Es geht auch darum, inhaltlich überzeugen zu können. In unserem Beitrag, wie Sie eine gute Pressemitteilung schreiben, haben wir Ihnen viele Tipps dazu zusammengestellt.
Daten- und Verteilerpflege beachten
Zum Versenden einer Pressemitteilung ist ein guter Presseverteiler unerlässlich. Da der richtige thematische Bezug zu den Redaktionen und Redakteuren wichtig ist, sollte der Verteiler dementsprechend aufgebaut sein. Es empfiehlt sich, diesen mit passenden Medien zu füllen und keine zu breite Streuung mit möglicherweise thematisch nicht passenden Redaktionen zu erreichen. Der Aufbau eines Presseverteilers mit thematisch passenden Redaktionen lohnt sich: Er verbessert die Chancen darauf, dass Ihre Pressemitteilung auch von Journalisten beachtet wird.
PR Tools zum Versand von Pressemitteilungen
Die Tools beim Verschicken von Pressemitteilungen hängen auch von der Häufigkeit ab. Sollen nur einzelne, unregelmäßig erscheinende Pressemitteilungen versendet werden, so genügt das Schreiben von E-Mails und das Führen eines Verteilers in einem einfachen Tabellentool. Geschieht der Versand aber häufig und regelmäßig kann ein PR Tool mit integrierter Journalistendatenbank sinnvoll sein. Tools, wie die Cision Communications Cloud, ermöglichen das einfache Erstellen von Presseverteilern, den E-Mail-Versand von Pressemitteilungen oder das Kontakt- sowie Kampagnenmanagement. Darüber hinaus sind sie in der Lage, auch im Anschluss, den Erfolg der Versendungen bzw. der Kampagnen zu tracken und damit nachvollziehbar zu machen.
CommTech hat sich in der PR-Arbeit etabliert, gerade auch im internationalen Kontext. Gleichzeitig gibt es noch immer viele PR- und Kommunikationsabteilungen, die CommTechn noch nicht im Einsatz haben.
Wie Sie Sperrfristen einsetzen sollten
Eine Sperrfrist ist eine zeitliche Veröffentlichungssperre für Nachrichten und Informationen. Mithilfe dieser sollen Medien vorab Informationen bereitgestellt werden, um eine spätere Berichterstattung zu ermöglichen. Eine vorzeitige Veröffentlichung soll dennoch verhindert werden. Sperrfristen müssen nicht eingehalten werden, sie unterliegen grundsätzlich der freien Vereinbarung zwischen Journalisten und Informant. Dabei geht es allen voran um das damit verbundene Vertrauensverhältnis. Dennoch sollten Nachrichten oder Informationen, demzufolge auch Pressemitteilungen, nicht vor der genannten Frist veröffentlicht werden. Redaktionen müssen anderenfalls damit rechnen, künftig von diesen Informationen ausgeschlossen zu werden.
Wie die Ergebnisse des State of the Media-Reports von Cision zeigen, ist es Journalisten wichtig, Ihre Fristen einzuhalten. Dabei geht es auch darum, solche der Redaktion, welche Sie entweder direkt erfragen oder auf den Websites des Mediums finden können, zu beachten.
Veröffentlichen von Pressemitteilungen auf Websites oder Social Media Plattformen
Eine weitere Möglichkeit, um eine Pressemitteilung zu platzieren, betrifft das Veröffentlichen auf Websites, in externen Newsrooms oder auf Social Media Plattformen. Wird etwa eine E-Mail mit dem direkten Link zur Plattform, wo die Pressemitteilung bereits veröffentlicht ist, an den Redakteur ausgesandt, kann dies die Chancen erhöhen, in das Blickfeld des Journalisten zu gelangen. So kann dieser auf einer gut gepflegten Website, einem übersichtlich strukturieren Newsroom oder einem Social Media Profil alle relevanten Informationen zum Unternehmen und der Pressemitteilung finden, um diese in einem Artikel zu ergänzen. Das erhöht wiederum die Chancen, die Aufmerksamkeit des Redakteurs zu erregen und eine Pressemitteilung zu platzieren.
Achten Sie in jedem Fall darauf, dass Sie es dem Redakteur so einfach wie möglich machen, auf der jeweiligen Plattform an die Informationen zu gelangen. Teilen Sie nur den direkten Link zur Pressemitteilung, vermeiden sie, dass Redakteure sich erst registrieren/anmelden etc. müssen, um die Pressemitteilung aufzurufen. Jede zusätzliche, notwendige Aktion, um an die Informationen einer Pressemitteilung zu gelangen, kann Redakteure dazu verleiten, es bleiben zu lassen. Damit bringen Sie sich um die Chance, dass über Sie berichtet wird.
Auch wenn zahlreiche Journalisten die sozialen Medien inzwischen auf vielfältige Weise nutzen, so steht der Erhalt von Presseinformationen über soziale Kanäle nicht an erster Stelle. In der Journalistenbefragung zum State of the Media Report 2022 für Deutschland gaben lediglich ein Drittel der befragten Medienschaffenden an, die sozialen Medien für den Erhalt von Themenvorschläge zu nutzen. Wichtiger sind ihnen die sozialen Medien für das Veröffentlichen eigener Beiträge oder die Interaktion mit Zielgruppen.
Auch Journalisten sind auf sozialen Medien vertreten. Allerdings nutzen nur ein Drittel der Journalisten diese, um auch Themenvorschläge zu erhalten (Quelle: State of the Media Report 2022 für Deutschland).
Reichweite verstärken durch Native Ads
Es gibt viele Gründe, warum auch handwerklich einwandfrei gestaltete Pressemitteilungen nicht veröffentlicht werden. Eine Möglichkeit dennoch Reichweite zu erhalten, sind sogenannte Native Ads. Dabei handelt es sich um Anzeigen, die sich dem Design des Mediums, in dem sie geschaltet werden, anpassen.
Sie können beim Versand von Pressemitteilungen mitgebucht werden. Native Ads erhöhen die Sichtbarkeit der Inhalte sowie die Wirkung der Markenbotschaft. Im Gegensatz zur Bannerwerbung erscheinen die Anzeigen im Newsfeed eines Mediums, indem sie das Design dieses aufgreifen. Dadurch erhalten Sie in der Regel eine höhere Aufmerksamkeit und mehr Engagement als Werbebanner.
Cision bietet Native Ads in Form von Sponsored Placements an. Begleitend zu einem Presseversand über Cisions Wire-Versand, können aus insgesamt 11 Branchen Kampagnen gebucht werden. Das sorgt für eine Ausspielung der Native Ad bei der richtigen Branchen-Zielgruppe beispielsweise aus Wirtschaft, Reisen, Automobil, Technologie uvw. Um die Reichweite auch auf internationaler Ebene zu steigern, stehen Partnerseiten aus Großbritannien, Frankreich, Spanien, den Niederlanden und Italien zur Verfügung. Erfahren Sie mehr darüber, wie sie die Reichweite Ihrer Pressemitteilungen durch Sponsored Placements in Deutschland oder Europa erhöhen können.
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