Erst einmal ist man entweder ein Konzern, hat vieles bei der Pressearbeit richtig gemacht oder ist in einer Krise, wenn ein Journalist anruft. Wie geht man souverän mit Presseanfragen um?
Ganz gleich, ob ein Journalist sich per E-Mail oder über Social Media meldet: Erst einmal gilt es, die Anfrage einzuordnen. Wer ist der Journalist, was sind seine Themen und welche Einstellung hat er zum Unternehmen? Über welches Thema plant er zu schreiben, was für Informationen recherchiert er und welche Rolle soll das Unternehmen, der Verband etc. spielen? Soll eine Einschätzung als schriftliches Zitat geliefert werden, ein Live-Gespräch im Radio stattfinden oder braucht der Journalist Marktdaten? Gibt es bereits einen Termin für eine Veröffentlichung?
Der Kontext muss klar sein
Erst wenn der Kontext klar ist, sollte der Pressesprecher den nächsten Schritt gehen, Experten oder die Geschäftsführung einbinden – aber auch eine Anfrage höflich und begründet ablehnen. Grundsätzlich gilt: Jede Anfrage sollte schnell und informativ beantwortet werden, wenn man ein gutes Verhältnis zur Presse pflegen will und damit langfristig Reichweite erzeugen – meist sind die aus Anfragen resultierenden Berichte neutral bis positiv.
Die Prozesse müssen effizient sein
Man sieht hier schon: Zur Pressearbeit gehören Erfahrung und Fingerspritzengefühl. Aber auch effiziente Prozesse: Bestimmte Anfragen – beispielsweise nach öffentlich verfügbaren Zahlen – sollte jeder Pressesprecher direkt beantworten können. Wird ein Gespräch mit dem Geschäftsführer gewünscht, dann sollte er kurz greifbar sein, um zu klären, ob man die Anfrage wahrnehmen will und, wenn ja, gleich einen Gesprächstermin zu vereinbaren – wenn allein dies Stunden oder Tage dauert, ist das ein Zeichen: Die Pressearbeit hat im Unternehmen einen zu geringen Stellenwert. Abstimmungen müssen schnell erledigt werden können.
Jeder Pressekontakt muss gut vorbereitet sein
Nun steht der Gesprächstermin. Der Pressesprecher kennt den Kontext und Leitfragen – aus diesen Informationen erstellt er ein Briefing für den Geschäftsführer und geht mit ihm – und bedarfsweise einen zusätzlichen Experten – die Fragen durch. Je nach Erfahrung des Geschäftsführers und der Bedeutung des Mediums kann vorab auch ein Training stattfinden, damit der Geschäftsführer das Gespräch souverän und im Sinn des Unternehmens führen kann.
Ein Presse- oder auch Medienanfrage kann somit in wenigen Minuten erledigt sein, aber auch einige Stunden in Anspruch nehmen.
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