Die Methoden, mit denen Sie mit Ihren Pressemitteilungen Aufmerksamkeit erzeugen können, haben sich verändert: Heute erfolgt der Versand meist per E-Mail oder über PR-Tools, um Themen bei Journalist:innen zu platzieren. Vom Anschreiben über den richtigen Versandzeitpunkt bis hin zum Umgang mit Sperrfristen gibt es einiges zu beachten. 

Dieser Beitrag stellt verschiedene Wege vor, eine Pressemitteilung erfolgreich zu versenden und bei Redaktionen die gewünschte Aufmerksamkeit zu erzielen.Schnellnavigation:  

 


Die E-Mail als „klassischer" Weg, Pressemitteilungen zu versenden – was gilt es zu beachten

Die E-Mail ist nach wie vor einer der häufigsten Wege, Pressemitteilungen an Redaktionen zu versenden. Damit Ihre Nachricht nicht im Posteingang untergeht, sollten einige Punkte beachtet werden.

Entscheidend ist ein klar erkennbarer Bezug zur Zielgruppe der Redaktion. Eine präzise und ansprechende Betreffzeile ist dabei unerlässlich. Da Journalist:innen häufig auf kleineren Geräten arbeiten, sollten Betreffzeilen und Headlines so gestaltet sein, dass sie auf den ersten Blick verständlich sind und das Thema klar vermitteln.Cision State of the Media Grafik - Formate für Pressearbeit

Nach wie vor ist die Pressemitteilung bei vielen Journalisten das präferierte Format um Unternehmensinformationen zu erhalten (laut: Cision State of the Media Report 2022 für Deutschland).

 


Pressemitteilung als Word oder PDF verschicken? 

Es empfiehlt sich, den Text der Pressemitteilung direkt in die E-Mail zu kopieren. Dadurch können Journalist:innen Struktur und Inhalte schnell erfassen. Zusätzlich kann derselbe Text als übersichtliches Word-Dokument beigefügt werden oder per Link auf eine Website führen, auf der die Mitteilung bereits veröffentlicht wurde.

PDF-Anhänge sind hingegen weniger geeignet, da sie das Weiterverarbeiten der Inhalte erschweren und „Copy & Paste“ oft umständlich machen.

Zudem besteht die Möglichkeit, Pressemitteilungen exklusiv zu versenden – hilfreich für den Aufbau von Beziehungen oder bei speziellen Nischenthemen, die nur für ausgewählte Journalist:innen relevant sind.

 

Der richtige Zeitpunkt zum Versenden einer Pressemitteilung 

Pressemitteilungen unterscheiden sich je nach Anlass – etwa Produktneuvorstellungen oder Berichte über vergangene oder laufende Ereignisse. Beim Versand ist wichtig, ob Sie tagesaktuelle oder nicht tagesaktuelle Medien adressieren.

Für tagesaktuelle Medien kann der Vormittag günstig sein, gleichzeitig ist er oft besonders arbeitsintensiv. Viele PR-Profis wählen daher den Zeitraum Dienstag bis Donnerstag, da montags häufig interne Abläufe im Vordergrund stehen und freitags bereits die kommende Woche im Blick ist.

Es lohnt sich, mit Journalist:innen über redaktionelle Abläufe zu sprechen: Themenplanung, Redaktionskonferenzen, Produktionszeiten etc.

Balkenchart Cision State of the Media - Best Practices für Pressemitteilungen

Die meisten Journalisten bevorzugen es, Themenvorschläge und Informationen zu Beginn der Woche zu erhalten (Quelle: State of the Media Report 2022 für Deutschland). 

 

Der State of the Media-Report von Cision liefert weitere Erkenntnisse, die Sie beim Aussenden von Pressemitteilungen beachten sollten: Beispielsweise fordern über 55 Prozent der Redakteure die Zielgruppe und das, was für diese relevant ist, zu verstehen.

Bei nicht tagesaktuellen Medien ist besonders der Redaktionsschluss entscheidend. Mediendaten und Themenpläne – meist zu Jahresbeginn veröffentlicht – geben Aufschluss über Deadlines und redaktionelle Planungen. Viele Medien arbeiten mit langen Vorlaufzeiten, weshalb Pressemitteilungen frühzeitig versendet werden sollten.

Neben dem Versandzeitpunkt ist der inhaltliche Aufbau der Pressemitteilung entscheidend. Tipps dazu finden Sie in unserem Beitrag „Wie Sie eine gute Pressemitteilung schreiben“.

 

Daten- und Verteilerpflege beachten 

Ein gut gepflegter Presseverteiler ist für den Versand von Pressemitteilungen unerlässlich. Er sollte thematisch passend aufgebaut sein, um unnötige Streuung und irrelevante Kontakte zu vermeiden. Ein sauber kuratierter Verteiler erhöht die Chancen deutlich, dass Journalist:innen Ihre Mitteilung tatsächlich beachten.

 

PR Tools zum Versand von Pressemitteilungen 

Welche Tools sinnvoll sind, hängt von der Versandhäufigkeit ab. Für gelegentliche Mitteilungen reichen E-Mail und eine manuelle Verteilerliste aus. Bei regelmäßigem Versand empfiehlt sich ein PR-Tool mit integrierter Journalistendatenbank.

Tools wie die Cision Communications Cloud bieten:

  • Erstellen und Pflegen von Presseverteilern

  • Versand von Pressemitteilungen

  • Kontakt- und Kampagnenmanagement

  • Erfolgsmessung und Reporting

CommTech hat sich insbesondere im internationalen Umfeld etabliert, auch wenn viele PR-Abteilungen solche Lösungen bisher noch nicht nutzen.

 

Wie Sie Sperrfristen einsetzen sollten  

Eine Sperrfrist ist eine zeitliche Veröffentlichungssperre: Medien erhalten Informationen vorab, sollen diese aber erst ab einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlichen. Sperrfristen beruhen auf Vereinbarungen und Vertrauen – eingehalten werden müssen sie rechtlich nicht, doch ein Bruch kann dazu führen, künftig nicht mehr berücksichtigt zu werden.

Journalist:innen legen laut State of the Media-Reports von Cision großen Wert darauf, dass PR-Absender Fristen konsequent einhalten. Auch redaktionelle Fristen – oft auf Websites zu finden oder direkt erfragbar – sollten berücksichtigt werden.

 

Veröffentlichen auf Websites oder Social-Media-Plattformen

Pressemitteilungen können zusätzlich auf Unternehmenswebsites, in externen Newsrooms oder auf Social Media veröffentlicht werden. Wird eine E-Mail mit einem direkten Link zur bereits publizierten Mitteilung verschickt, erhöht das die Chance, im Blickfeld der Redaktion zu landen. Ein klar strukturierter Newsroom oder ein aktuelles Social-Media-Profil erleichtert Journalist:innen die Recherche wesentlich.

Wichtig: Machen Sie es Redaktionen so einfach wie möglich.
Teilen Sie den direkten Link – vermeiden Sie Registrierungen, Log-ins oder unnötige Zwischenschritte.

Obwohl viele Journalist:innen Social Media nutzen, spielt der Erhalt von Presseinformationen dort eine geringe Rolle: Nur etwa ein Drittel nutzt soziale Plattformen für Themenvorschläge (State of the Media Report 2022).

Cision State of the Media Grafik die zeigt wie Journalisten soziale Medien nutzen

Auch Journalisten sind auf sozialen Medien vertreten. Allerdings nutzen nur ein Drittel der Journalisten diese, um auch Themenvorschläge zu erhalten (Quelle: State of the Media Report 2022 für Deutschland). 

 


Reichweite verstärken durch Native Ads 

Auch gut geschriebene Pressemitteilungen werden manchmal nicht veröffentlicht. Um dennoch Reichweite zu erzielen, können Native Ads eingesetzt werden. Das sind Anzeigen, die sich optisch nahtlos in das Erscheinungsbild des Mediums einfügen.

Native Ads können beim Versand von Pressemitteilungen mitgebucht werden und steigern Sichtbarkeit und Markenwirkung. Anders als Banner erscheinen sie direkt im Newsfeed des Mediums und erzielen dadurch höhere Aufmerksamkeit und Interaktion.

Cision bietet Native Ads in Form von Sponsored Placements an. Zusätzlich zum Wire-Versand können Kampagnen aus 11 Branchen gebucht werden – etwa Wirtschaft, Reisen, Automobil oder Technologie. Internationale Partnerseiten in Großbritannien, Frankreich, Spanien, den Niederlanden und Italien erweitern die Reichweite auch über Deutschland hinaus.

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